Archivio di Stato di Udine

Per consentire la pubblicazione di immagini di documenti archivistici l'Amministrazione che ha in consegna i beni deve poter valutare: a) le modalità di acquisizione delle immagini; b) le finalità della pubblicazione. A seconda del caso specifico è necessario presentare una comunicazione di pubblicazione oppure una richiesta di autorizzazione.

Casistica di riferimento

1) Riproduzione di immagini acquisite gratuitamente in pubblicazione senza scopo di lucro: Comunicazione di pubblicazione o esposizione (pdf).

2) Riproduzione di immagini acquisite gratuitamente in pubblicazione a scopo di lucro: Richiesta di autorizzazione a pubblicare (pdf).

3) Riproduzione di immagini acquisite a titolo oneroso in pubblicazione senza scopo di lucro: Richiesta di autorizzazione a pubblicare (pdf).

4) Riproduzione di immagini acquisite a titolo oneroso in pubblicazione a scopo di lucro: Richiesta di autorizzazione a pubblicare (pdf).

Comunicazione di pubblicazione

I documenti acquisiti a titolo gratuito possono essere pubblicati mediante una procedura semplificata. Se la pubblicazione (monografia, periodico, sito internet, esposizione) è fruibile gratuitamente, si comunica all'Istituto conservatore la volontà di pubblicare le immagini compilando e inviando il modulo Comunicazione di pubblicazione o esposizione (v. sezione Modulistica). A seguito della comunicazione, l'Istituto provvede a dare riscontro.

Richiesta di autorizzazione

In tutti gli altri casi, la pubblicazione di immagini di documenti conservati presso l'Archivio di Stato è soggetta ad autorizzazione, da richiedersi compilando il modulo Richiesta di autorizzazione a pubblicare dotato di marca da bollo per uso amministrativo dal valore di sedici euro. A seguito dell'accoglimento dell'istanza, l'Istituto autorizza il soggetto richiedente mediante apposito provvedimento di concessione. In sede di pubblicazione è obbligatorio specificare il numero della concessione e la segnatura archivistica dei documenti riprodotti.

Si rammenta che le Richieste di autorizzazione alla pubblicazione provenienti da associazioni di promozione sociale (APS) sono esenti da imposta di bollo ai sensi dell'art. 82 c. 5 del d. lgs. 117/2017.

Canoni di concessione ed esenzioni

I canoni di concessione connessi alle riproduzioni di beni culturali sono determinati dall'Amministrazione che ha in consegna i beni secondo il tariffario vigente. Il decreto ministeriale 108/2024 individua i casi in cui la pubblicazione di immagini è gratuita. A titolo esemplificativo si segnalano:

a) Uso di immagini di beni culturali in pubblicazioni di carattere scientifico, divulgativo, didattico. 

b) Uso di immagini di beni culturali finalizzato all'esercizio del diritto-dovere di cronaca.

c) Uso di immagini di beni culturali in pubblicazioni liberamente accessibili senza il pagamento di un prezzo (open access).

d) Uso di immagini di beni culturali per la realizzazione di materiale espositivo, scientifico, didattico e divulgativo in iniziative di valorizzazione del patrimonio culturale senza scopo di lucro.

È sempre prevista la consegna di un esemplare della pubblicazione.