I documenti riprodotti a titolo gratuito possono essere pubblicati mediante una procedura semplificata. Se la pubblicazione è fruibile gratuitamente (in monografia, in periodico, su sito internet, in esposizione), si comunica all'Istituto conservatore la volontà di pubblicare le immagini compilando e inviando il modulo Comunicazione di pubblicazione o esposizione (v. sezione Modulistica). A seguito della comunicazione, l'Istituto provvede a dare riscontro formale.
In tutti gli altri casi, la pubblicazione di immagini di documenti conservati presso l'Archivio di Stato è soggetta ad autorizzazione, da richiedersi compilando il modulo Richiesta di autorizzazione a pubblicare dotato di marca da bollo per uso amministrativo dal valore di sedici euro. A seguito dell'accoglimento dell'istanza, l'Istituto rilascia al soggetto richiedente apposito provvedimento di concessione. In sede di pubblicazione è obbligatorio specificare il numero della concessione e la segnatura archivistica dei documenti riprodotti.
È sempre prevista la consegna di un esemplare della pubblicazione.
La pubblicazione di riproduzioni documentarie a scopo di lucro è soggetta al pagamento dei corrispettivi previsti dal Decreto Ministeriale vigente.
